Wat de ILS is
De Informatieleveringsspecificatie (ILS) is het document dat u bij aanbesteding uitgeeft aan elke aangewezen partij (architecten, ingenieurs, aannemers). Het vertelt hun precies welke informatie zij moeten produceren, in welk formaat, tot welk detailniveau, en wanneer.
Het is een contractueel document. Als bijlage bij of via verwijzing in de aanstellingsovereenkomst worden de eisen na ondertekening bindend voor de aangewezen partij. In de ILS legt u, als opdrachtgever, de voorwaarden vast voor de informatie die u ontvangt, en het is de beste hefboom die u heeft op de vraag of de data die bij oplevering binnenkomt ook echt bruikbaar is.
Een opmerking over de naam. Onder PAS 1192-2 heette dit van oudsher de "Employer's Information Requirements". Toen ISO 19650 in 2018 verscheen, werd het de "Exchange Information Requirements" (EIR), om duidelijk te maken dat het de uitwisseling van informatie tussen partijen regelt, niet alleen die van opdrachtgever naar aannemer. In Nederland staat dit document bekend als de Informatieleveringsspecificatie (ILS). De termen verwijzen naar hetzelfde document; u komt ze beide nog tegen.
Waar zij zit in de cascade
ISO 19650 ordent informatie-eisen als een cascade, van organisatiestrategie tot de afzonderlijke deliverables. Als ontwikkelaar die zowel opdrachtgever als asseteigenaar is, staat u bovenaan, en schrijft u vier van de vijf lagen.
Organisational Information Requirements
Uw verklaring op het hoogste niveau van welke informatie uw organisatie nodig heeft over alle projecten en assets. Eenmalig geschreven; cascadeert naar elk project.
Asset Information Requirements
Afgeleid uit de OIR. De informatie die u nodig heeft om elk specifiek asset te beheren en te onderhouden zodra het aan u is opgeleverd.
Project Information Requirements
Afgeleid uit de OIR en AIR. De specifieke vragen die elk kapitaalproject via informatielevering moet beantwoorden, bij elk beslismoment.
Informatieleveringsspecificatie
De contractuele instructie aan uw aangewezen partijen. Vertelt hun precies wat zij moeten produceren, in welk formaat, en wanneer. Dit is het document waar deze gids over gaat.
BIM-uitvoeringsplan
Het antwoord dat u terugkrijgt. Uw aangewezen partijen bevestigen hoe zij aan uw ILS gaan voldoen. U schrijft de OIR, AIR, PIR en ILS; zij schrijven het BUP.
Wie hem schrijft, en wanneer u hem uitgeeft
Als ontwikkelaar en aanstellende partij stelt u (of uw BIM-adviseur / informatiemanager) de ILS op, en u schrijft hem vóór de aanbesteding, zodat de informatie-eisen vanaf het begin in de aanstelling zijn ingebouwd in plaats van er achteraf op geplakt.
- In de aanbestedingsfase: geef hem uit als onderdeel van het aanbestedingsdossier, zodat inschrijvers de BIM-inzet in hun honorarium kunnen verwerken.
- Bij aanstelling: verwijs ernaar in het contract, zodat de eisen juridisch bindend worden.
- Eén per aanstelling: doorgaans een aparte ILS voor het ontwerpteam, de hoofdaannemer en eventuele gespecialiseerde onderaannemers.
Wat u terugkrijgt, is een BIM-uitvoeringsplan (BUP). Het pre-aanstellings-BUP komt mee met de inschrijving en toont aan dat de partij het kan; het post-aanstellings-BUP volgt binnen een afgesproken termijn na gunning en bevestigt precies hoe het team aan uw ILS gaat voldoen.
Wat er in een ILS staat
ISO 19650-2 (Clausule 5.2) verlangt drie dingen van een ILS: informatie-eisen, standaarden voor informatielevering, en methoden en procedures voor informatieproductie. De template werkt die uit over tien secties en breidt vervolgens uit naar Level of Information Need (LOIN), beveiliging en acceptatie.
Projectinformatie
De projectcontext: gegevens, de aanstellende partij, en de doelstelling die de ILS aan het contract koppelt.
Organisational Information Requirements
De organisatiedoelen die afhankelijk zijn van informatie uit dit project (levenscycluskosten, naleving van regelgeving, vulling van het FM-systeem) en de informatie die elk daarvan nodig heeft.
Asset Information Requirements
De assetdata die u bij oplevering nodig heeft, per assetgroep, met het dataformaat en het beoogde FM-systeem. De belangrijkste sectie: wordt data hier niet gespecificeerd, dan leggen aannemers haar niet vast.
Project Information Requirements
De mijlpalen voor informatie-uitwisseling en de disciplinespecifieke eisen: wat er in elke fase wordt geproduceerd, en de gespecialiseerde output buiten de standaardmatrix.
Informatiestandaarden
De standaarden die bepalen hoe informatie wordt geproduceerd: ISO 19650, Uniclass 2015, de naamgevingsconventie en de technische parameters (coördinatenstelsel, eenheden, software, IFC-schema).
Methoden & procedures voor informatieproductie
Het BUP dat u in antwoord verlangt, de verwachtingen rond coördinatie en clashdetectie, de federatiestrategie en de leveringsplanning (MIDP, TIDP's, RACI).
Eisen aan de Common Data Environment
Het CDE-platform, de vier informatiestatussen en de configuratieregels. Stem dit af op uw eigen systemen, zodat data zonder handmatige herinvoer in uw AIM/CAFM stroomt.
Level of Information Need
De LOD/LOI die in elke fase vereist is. Minimaal LOD 500 (as-built, op de bouwplaats geverifieerd) bij oplevering, met de LOI-velden afgestemd op uw CAFM-dataschema.
Beveiligingseisen
De ISO 19650-5-beveiligingstriage en de classificatie van gevoeligheid. Standaard voor het meeste commerciële werk; Sensitive of hoger voor assets met kritische systemen.
Acceptatiecriteria
Hoe u beoordeelt of deliverables aan uw eisen voldoen. Zonder heldere criteria is het afkeuren van een niet-conforme indiening een discussie, geen besluit.
De secties die alles bepalen
U kunt alle tien goed schrijven, maar vijf ervan dragen het grootste deel van de uitkomst, en dat zijn de secties om eerst goed te krijgen.
| Sectie | Waarom zij de uitkomst bepaalt |
|---|---|
| 3 · AIR | Wordt de data hier niet gespecificeerd, dan leggen aannemers haar niet vast. Dit is uw FM-systeem bij oplevering. |
| 7 · CDE | Stem hem af op uw systemen en data stroomt rechtstreeks in uw AIM/CAFM, zonder handmatige herinvoer. |
| 8 · LOIN | Bepaalt de LOD/LOI per fase. Specificeer LOD 500 bij oplevering en de LOI-velden die op uw CAFM-schema aansluiten. |
| 9 · Beveiliging | De triage die bepaalt hoe streng de informatie van het hele project wordt beheerst. |
| 10 · Acceptatie | De criteria waarmee u kunt afkeuren wat niet aan de lat voldoet. Zonder die criteria kunt u dat niet. |
Hoe u hem invult
De template draagt in elke sectie grijze toelichtingsnotities. De werkwijze is eenvoudig:
- Vul sectie 1 in met de projectspecifieke gegevens.
- Loop de OIR/AIR/PIR-secties na en koppel ze aan uw losse OIR-, AIR- en PIR-documenten.
- Vul de informatiestandaarden in: software, coördinatenstelsel, classificatie.
- Specificeer uw CDE-platform.
- Vul de LOD/LOI-matrix in zodat deze aansluit op uw CAFM-data-eisen.
- Verwijder alle grijze toelichtingstekst voordat u hem uitgeeft aan aangewezen partijen.
- Voeg hem toe aan het aanstellingscontract, of verwijs ernaar in de aanbestedingsdocumenten.
Dat laatste punt telt zwaarder dan het klinkt: de notities zijn voor u, de auteur, geschreven. Laat u ze staan, dan vertelt u elke inschrijver dat het document nooit is afgemaakt, en een halfafgemaakte ILS levert halfafgemaakte deliverables op.
Wilt u de template achter deze gids?
De volledige ILS: 10 secties, de OIR/AIR/PIR-structuur, LOD/LOI-matrix, beveiligingstriage en acceptatiecriteria. Bewerkbaar, met toelichtingsnotities. Gratis.